【お詫びとご報告】 国連UNHCR協会からの領収証の一部誤発送について

公開日 : 2022-05-26

特定非営利活動法人 国連UNHCR協会(東京都港区)は、ご寄付をいただいた支援者様宛の領収証の印刷・発送業務を外部委託しているところ、このたび、一部の支援者様に発送する領収証の書面上に、誤って異なる支援者様の個人情報が印字されて誤発送される事態が発生いたしました。つきましては、本件発生の経緯と対応の状況を下記のとおりご報告申し上げます。


当協会は本件を極めて重大かつ深刻な事態と受けとめており、ご迷惑をおかけした支援者様をはじめ、ご懸念とご心配をおかけした皆様に謹んで深くお詫び申し上げます。


今後、当協会の全職員、ならびに業務委託先において、支援者様をはじめとするステークホルダーに真摯に対応するとともに、再発防止に全力を挙げて取り組んで参ります。

― 記  ―

【誤発送の概要】

2022年5月20日(金)に当協会の業務委託先が支援者様に対する領収証の発送を行う際、その一部である2000通について、実際の支援者様と異なる支援者様宛の領収証を誤って封入・発送してしまいました。誤って発送された領収証には、実際の支援者様と異なる支援者様の氏名、住所、寄付金額、寄付受領日が記載されておりました。1名に対し、1通の領収証を発送しており、送付先の特定ができているため、各支援者様の個人情報が不特定多数の送付先に漏洩している状況ではありません。


【誤発送が発生した経緯】

業務委託先からの報告によると、ウクライナ緊急支援で支援者様からの寄付件数が急増した状況を受け、2022年4月の発送以降、人手による封入封緘から機械封入に切り換えたところ、当協会が同年5月に寄付を受領した支援者様宛の領収証ならびに宛名(住所・氏名)を記載した案内状を印刷した際に、プリンタの故障が発生したことから一部について再印刷を行いました。想定外のプリンタ故障の発生により納期がひっ迫した状況のなか、プリンタ内に残存していた前月のデータを誤って選択したことにより、案内状の紙面に同年4月に寄付を受領した異なる支援者様の宛名を印刷してしまいました。さらに、手封入から機械封入への切り換え時にマニュアル整備等の準備が不足していたことから、領収証と案内状の封入時に、二種類の紙面の個人情報の不一致が探知されないまま機械封入作業を行い、発送してしまいました。


【誤発送の対象となった支援者様への対応】

異なる支援者様の個人情報が印字された領収証を受け取られた支援者様 、ならびに、ご自身の個人情報が異なる支援者様宛の領収証に印字された支援者様には、初動として2022年5月24日および翌25日に個別にメールをお送りして状況をご報告し、お詫び申し上げました。次いで同年5月25日から同月27日にかけてお詫びの書状とともに正しい領収証の発送を進めております。さらに同年5月26日以降、個別にお電話にて改めてお詫び申し上げ、状況をご説明させていただく予定です。

なお、誤ってお送りした領収証につきましては、異なる領収証を受け取られた支援者様に返送用封筒をお送りし、当協会へご返送いただく形で回収を進めております。


【再発防止の対応】

本件は、機械封入では印刷時点で印刷内容の確認が必要となるところ、そうした確認が不十分だったこと、プリンタ故障による対応フローが不十分だったことに起因して誤発送が発生したと考えられます。こうした点を踏まえ、いま一度、個人情報の慎重な取り扱いを徹底するとともに、機械封入の技術的な改修、設定時の手順、確認手順、マニュアルの運用等の整備と運用、教育の徹底などの再発防止策を速やかに実行すべく、業務委託先と協議しております。


以上

《本件に関するお問い合わせ先》

特定非営利活動法人 国連UNHCR協会 ファンドレイジンググループ 広報・渉外チーム 島田

TEL: 03-4366-7373 FAX:03-3499-2273 

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